Excel je užitočný pomocník, no pri riadení ľudských zdrojov má svoje hranice. S rastom firmy sa HR agenda komplikuje a jednoduché tabuľky prestávajú stačiť. V tomto článku sa pozrieme na najčastejšie varovné signály, že je čas prejsť na moderný HR systém – pre efektívnejšiu správu údajov, vyššiu bezpečnosť a úsporu času.
Digitalizácia firemných procesov je dnes témou, s ktorou sa stretávame čoraz častejšie. Nezáleží na tom, či ide o našich kolegov, alebo obchodných partnerov – všetci sa zhodujeme na jej dôležitosti.
Väčšina firiem sa pri riešení personálnych otázok opiera o to, čo má práve poruke – často je to práve MS Excel. Je lacný, univerzálny a relatívne známy.
S rastom firmy však narastá aj jej personálna agenda a zložitosť firemných procesov a Excel, prirodzene, naráža na svoje limity.
Personalistika v Exceli: riešenie aj prekážka
Správa HR údajov má svoje výhody najmä v prípade, že ide o menšie firmy:
- Minimálne náklady: Excel je súčasťou cenovo dostupného a globálne využívaného balíka MS Office.
- Flexibilita: Používatelia majú možnosť prispôsobiť si jednotlivé šablóny podľa svojich potrieb.
- Rýchlosť nasadenie: Využívanie Excelu nevyžaduje žiadnu zložitú inštaláciu ani počiatočné nastavenia.
V praxi sa však ukazuje, že firmy, ktoré využívajú Excel ako svoj primárny HR nástroj, veľmi rýchlo narážajú na jeho limity. Tieto hranice spôsobujú nie len HR oddeleniu, ale celej firme, rôzne problémy, z ktorých najtypickejšie sú:
- Evidencia dovoleniek: Spravovanie jedného zošitového súboru, kde si zamestnanci zapisujú čerpanie dovolenky, môže viesť k duplicitám alebo stratám údajov. Manuálne prepočítavanie nárokov zaberá čas a zvyšuje riziko chyby.
- Notifikácie: V Exceli je nutné nastaviť si vlastné upozornenia alebo kalendáre. Ak sa tak nestane, môžu sa zabudnúť výročia zmlúv, koniec skúšobnej doby alebo termíny školení.
- Správa dochádzky: Ručné spracovanie dochádzky a jej prepojenie s mzdovým systémom je časovo náročné, vyžaduje veľkú presnosť a často zamestnanie osoby, dedikovanej výlučne na správu miezd.
- Reporting: Manažment často žiada prehľady o fluktuácii, priemerných mzdách, či nákladoch na zamestnancov. Ak sú údaje roztrúsené vo viacerých súboroch, ich zber a spracovanie zaberá veľa času a je náchylné na chyby.
Kedy už Excel nestačí?
Kritickým bodom býva najčastejšie rast firmy. Keď počet zamestnancov prekročí 20–30, začína byť zložité spravovať ich údaje výlučne cez tabuľky. Pridávajú sa aj ďalšie výzvy:
- Bezpečnosť dát: Excel súbory môžu byť voľne prístupné, často sa posielajú mailom alebo zdieľajú cez cloud bez dostatočného zabezpečenia.
- Chýbajúca história zmien: Ak sa v údajoch tabuľky niečo zmení, zistiť kto, čo a kedy upravil býva často zdĺhavé, či dokonca nemožné.
- Komplikované udeľovanie oprávnení: Nastaviť prístup len k časti údajov pre konkrétne osoby je komplikované alebo nemožné.
- Závislosť od jednotlivcov: Štruktúra a logika súborov býva známa len autorovi. Po jeho odchode alebo preradení na iné oddelenia sa stáva správa údajov neudržateľná.
Ako to riešia moderné HR systémy?
HRIS (Human Resources Information System) je softvérové riešenie navrhnuté na správu všetkých aspektov ľudských zdrojov. Oproti Excelu ponúka:
- Centralizáciu dát: Všetky údaje sú na jednom mieste a sú prístupné podľa právomocí, ale bezpečne uložené.
- Automatizáciu procesov: Dochádzka, schvaľovanie dovoleniek, generovanie dokumentov či pripomienky sa vykonávajú automaticky.
- Históriu a auditovateľnosť: Každá zmena v systéme je zaznamenaná, čím sa zvyšuje transparentnosť a znižuje riziko omylov.
- Prehľadné reporty a analýzy: HR systémy poskytujú manažérsky prehľad nad údajmi bez manuálneho zásahu.
- Lepšiu spoluprácu: Zamestnanci si môžu sami zadať dovolenku, aktualizovať osobné údaje alebo si stiahnuť potrebné dokumenty – bez nutnosti kontaktovať HR. Workflow pre schvaľovanie vytvorených žiadostí prebieha priamo v systéme bez nutnosti vymieňať si medzi sebou emaily.
Prechod na HRIS: krok k efektivite
Zavedenie HR systému sa môže zdať ako zložitý krok, no vo väčšine prípadov ide o výrazné zjednodušenie práce. Investícia sa vráti v úspore času, minimalizácii chýb, lepšom prehľade a bezpečnosti údajov.
- Firma expanduje tempom, kedy Excel už nestíha pokrývať jej potreby.
- HR oddelenie trávi viac času byrokraciou než venovaním sa zamestnancom.
- Manažment cíti potrebu efektívnejšieho reportingu pre strategické rozhodovanie.
- Firma si uvedomuje dôležitosť bezpečnosti a ochrany osobných údajov.
- HR procesy sú zastaralé a nestíhajú pokrývať reálne potreby firmy.
Zopár faktov na záver
Excel bol a stále je užitočný nástroj, no jeho možnosti pri komplexnej správe HR dát sú obmedzené. V určitom bode vývoja firmy sa prechod na HR systém stáva nevyhnutnosťou. Nie preto, že by Excel zlyhával, ale preto, že existujú nástroje, ktoré sú na túto úlohu lepšie pripravené. Zistite, či je vaša firma pripravená na HRIS:
- Intranetové riešenie
- Riešenie pre riadenie projektov a úloh
- Online vzdelávanie
- Firemný e-mailing
- Elektronická správa dokumentov
